Extended enterprise: opportuniteiten en risico’s

In de huidige zakenwereld zijn er weinig ondernemingen die hun objectieven totaal op hun eentje kunnen realiseren. Producten en diensten worden vandaag gecreëerd en gepromoot via strategische allianties en samenwerkingsakkoorden. Miljarden euro’s worden betaald aan licenties, commissies voor het distributienetwerk en fees voor diverse uitbestede activiteiten die niet tot de kernactiviteiten van de onderneming behoren. Deze transacties worden geregeld op basis van soms complexe financiële en juridische afspraken. Maar in realiteit zijn vele van deze overeenkomsten en zakenrelaties gebaseerd op vertrouwen alleen.

Wat kan er allemaal mis gaan met deze huidige samenwerkingsvormen, ook wel de ‘extended enterprise’ genoemd? 

• De reputatie van een product of dienst kan in het gedrang komen door de schuld van een alliantiepartner;
• Moeilijkheden bij een partner kunnen een financiële weerslag in het bedrijf kennen; 
• Het bedrijf is niet in staat de risico’s van uitbestede activiteiten naar behoren onder controle te houden.

Wanneer bedrijven niet in staat zijn de risico’s die eigen zijn aan uitbestede activiteiten of partnerships te identificeren en te beheersen, missen zij niet alleen opportuniteiten om waarde te creëren maar brengen zij ook de leefbaarheid van hun eigen onderneming in gevaar.

De ‘extended enterprise’ is geen nieuw concept, maar vele bedrijven hangen vandaag meer en meer af van dergelijke externe relaties om hen toe te laten zich te focussen op hun kernactiviteiten. Deze allianties situeren zich zowel op de supply chain (afhankelijkheid van één of enkele leveranciers van grondstoffen en afgewerkte producten) als op de demand chain (afhankelijkheid van invoerders en distributienetwerken), maar hebben ook betrekking op gebruik van intellectuele rechten (patenten en auteursrechten).

Vele ondernemingen eisen nu al van hun partners een of andere vorm van financiële rapportering. En het management van deze ondernemingen zou graag even goed op deze externe informatie willen kunnen vertrouwen als op intern geproduceerde informatie. In tegenstelling tot interne informatie echter worden de externe rapporten geproduceerd op basis van processen en systemen die buiten de directe controle van de eigen onderneming valt.

Zelfs in de beste partnerships kunnen contracten anders geïnterpreteerd worden, en kunnen gegevens verkeerd voorgesteld of gemanipuleerd worden. Vertrouwen vereist ook toezicht. Vertrouwen is iets dat groeit met de jaren, maar dit groeiproces kan op een positieve wijze versneld en verbeterd worden door transparante en duidelijke checks en balances. Deze checks en balances omvatten: 

• Duidelijke afspraken met betrekking tot de verwachte prestaties; 
• Een eenduidige interpretatie van wat conformiteit (en niet-conformiteit) inhoudt; 
• Duidelijke afspraken hoe de verstrekte financiële (en andere) informatie gevalideerd wordt; 
• Afspraken om controles ter plaatse (bij de partner) uit te voeren.

Een goed ontworpen programma voor het beheer van externe contracten en overeenkomsten beoogt een goede samenwerking tussen uw bedrijf en uw partners. Dit programma richt zich zowel op de correcte uitvoering van overeengekomen prestaties als op de juiste rapportering van financiële transacties. Een dergelijk programma vormt geen bron van ergernis tussen de verschillende partijen, maar versterkt de band tussen uw onderneming en haar partners.

Wenst u meer informatie over het optimaal beheren van risico’s van allianties en contracten, contacteer dan PKF via extended.enterprise@pkf.be.