Ter ondersteuning voor ons kantoor te Brussel (Diegem) zoeken wij voor onmiddellijke indiensttreding een:

Ervaren office assistant (m/v)

Functie

Jij verzorgt de receptie en het onthaal voor ons kantoor te Brussel. Je bent de management assistant van de kantoorverantwoordelijke vennoten en je neemt het technisch secretariaat waar voor hen en de Audit- en Accountancy-medewerkers. Je zorgt er eveneens voor dat de praktische organisatie van het kantoor op punt staat.

Takenpakket

Management Assistant en technisch secretariaat 

• Technisch secretariaat van de kantoorverantwoordelijke vennoten 
• Verzorgen correspondentie (brieven, rapporten en verslagen) en mailings, bewaken huisstijl 
• Plannen van vergaderingen 
• Voorbereiding en opvolging lopende dossiers en deadlines, opstellen masterplanning (inclusief opzoeken en aanvullen data algemene vergaderingen, enz.) 
• Elektronisch indienen en registreren fiscale aangiften en fiches, jaarrekeningen, aanvullen opvolgingsrapporten, afwerken auditverslagen, verzorgen confirmatiemailings 
• Op orde houden toegewezen computerschijfruimte en opvolgen mailbox kantoor Brussel 
• Verdeling maaltijdcheques en loonfiches 
• Opvolging & opstellen interne procedures

Receptie 

• Telefonie 
• Onthaal en verwelkoming klanten, nieuwe medewerkers en stagiairs, verantwoordelijke checklist bij uitdiensttreding, up-to-date houden klantendatabank 
• Verdeling binnenkomende externe en interne post, faxen en materialen, behandeling uitgaande interne en externe post en koeriers

Office management 

• Aanvullen frankeermachine, papier in kopieermachines, plannen en onderhouden vergaderzalen,
  keuken en -materialen, beheer en bestellen voorraden papier en andere kantoor- en keukenmaterialen, beheer en maandelijkse afsluiting kas, beheer en klassement bibliotheek, beheer archief 
• Organisatie kleine interne events en vergaderingen, bestellingen broodjes, behandelen inkomende facturen en contacten met boekhouding, contacten met IT, derden en leveranciers 
• Begeleiding jaarlijkse stagiair office assistant 
• Nemen van initiatieven ter verhoging van de efficiëntie van de kantoororganisatie

Profiel 

• Je hebt een bachelor diploma in een relevante richting en meer dan een jaar ervaring of je behaalt een gelijkwaardig niveau door een A2 (richting kantoor) diploma te combineren met een gedegen ervaring en zelfstudie 
• Nederlands is jouw moedertaal, je beheerst Frans goed zowel mondeling als schriftelijk en je hebt een behoorlijke basiskennis van het Engels 
• Je bent vaardig in MS Office (advanced Word, goede basis Powerpoint, minimaal basiskennis van Excel). Indien je al werkte met Lotus Notes is dit een meerwaarde 
• Je bent zeer nauwkeurig 
• Je bent vlot en vriendelijk, maar ook vastberaden in omgang met collega’s en klanten en draagt tegelijk discretie hoog in het vaandel 
• Je hebt een goed voorkomen en draagt zakelijke, neutrale kledij 
• Organiseren en plannen is je tweede natuur en je weet van aanpakken 
• Je neemt graag initiatief, anticipeert en neemt proactieve maatregelen 
• Je bent stressbestendig en weet vlot prioriteiten te stellen

Aanbod 

• Een voltijdse functie voor onbepaalde duur 
• Een gevarieerd takenpakket waar jij meerwaarde kan geven aan het kantoor en ons cliënteel 
• Een professionele, dynamische en informele werksfeer, waar zowel klanten als collega’s een beroep kunnen doen op jouw kennis en expertise 
• Een uitdagende en ondernemende werksfeer met enthousiaste collega’s 
• Een competitief salarispakket, aangevuld met meerdere extralegale voordelen

Contact

Zowel rechtstreekse kandidaturen als kandidaturen via een uitzendkantoor worden aanvaard.
Van kandidaten verwachten wij op jobs@pkf.be met referentie OARBR120131 een motivatiebrief en een gedetailleerd CV (in MS Word) + recente pasfoto. Uitzendkantoren kunnen reageren middels CV aanbieding inclusief testresultaten en een recente foto van de kandidaten te zenden naar jobs@pkf.be met referentie OAUBR120131.

The representatives of PKF in Belgium are member firms of the PKF International Limited network of legally independent firms and do not accept any responsibility or liability for the actions or inactions on the part of any other individual member firm or firms.