Forfaitaire onkostenvergoedingen –
welke zijn aanvaardbaar voor de RSZ?

De werkgever draagt de bewijslast

In het geval van betwisting is het de werkgever die het werkelijk karakter van de terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever moet aantonen.
Bij gebreke aan bewijskrachtige gegevens aangeleverd door de werkgever kan de RSZ, op voorstel van de bevoegde inspectiediensten die de werkgever gehoord hebben, ambtshalve een bijkomende RSZ-aangifte uitvoeren, rekening houdend met alle nuttige inlichtingen waarover hij beschikt. Met andere woorden, de bevoegde inspectiedienst zal dan zelf een inschatting maken.
Zorg dragen voor een accurate onderbouwing van de terugbetaling van forfaitaire onkostenvergoedingen is dus de boodschap!

Aanvaardbare forfaitaire onkostenvergoedingen: tabel

De in bijlage gevoegde tabel bevat een beschrijving van de verschillende kostenposten waarvoor de RSZ een forfaitaire raming aanvaardt, alsook de bedragen en de voorwaarden waarin zij mogen toegepast worden (conform de huidige instructies aan de werkgevers, versie vierde kwartaal 2011).

Het is duidelijk dat deze forfaits niet zomaar toegekend mogen worden. Het gaat immers om forfaits die geacht worden werkelijk gemaakte kosten te dekken. Op vraag van de RSZ zal de werkgever zijn systeem van kostenvergoeding moeten kunnen motiveren door, indien gevraagd, geschreven documenten zoals het arbeidsreglement, dienstnota’s of bijlagen aan de arbeidsovereenkomst voor te leggen. Tevens zal moeten worden aangetoond dat de forfaits worden toegekend aan werknemers waarvoor de (door het forfait beoogde) kosten aanvaardbaar zijn in het raam van hun functieomschrijving en werkomstandigheden (thuiswerk, buitendienstfuncties, …).

De bedragen in de tabel zijn alleszins maximumbedragen. Indien de werkgever van oordeel is dat de kosten die de werknemers maken groter zijn dan deze forfaitaire bedragen, mag hij uiteraard de werkelijke kosten bewijzen. In dat geval moet hij de realiteit van de kosten aantonen voor het geheel van de kosten met betrekking tot een post. Voor éénzelfde type kosten mogen niet de beide systemen, reële kosten en forfait, samen worden gebruikt.

In geen enkel geval mogen de door de werknemers gemaakte kosten dubbel terugbetaald worden. De RSZ aanvaardt het gebruik van de vermelde forfaits dan ook alleen maar op voorwaarde dat dezelfde kosten niet op een andere manier terugbetaald worden (bijv. via onkostennota’s).

Aanvaarding door de RSZ houdt niet altijd aanvaarding in door de fiscus!

De in de tabel vermelde bedragen komen soms wel en soms niet overeen met hetgeen op fiscaal gebied wordt aanvaard op het vlak van ‘kosten eigen aan de werkgever’.

De doorlichting van de uitbetaalde onkostenvergoedingen aan uw werknemers maakt deelt uit van onze PKF Social Quickscan.